Universidades e Escolas ganham eficácia no atendimento com GED Soluções e serviços da P3IMAGE maximizam desempenho administrativo e promovem redução de custos O desenvolvimento tecnológico avança a cada dia e possibilita às organizações um eficiente monitoramento e a manipulação de informações através de sistemas virtuais de armazenamento de dados. Neste contexto, as tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) se destacam, particularmente àquelas instituições que concentram números expressivos de documentação em papel, como as Universidades e Escolas (publicas e privadas). Para atender a esta demanda, a empresa brasileira P3IMAGE provê serviços de digitalização (conversão de papéis em imagens digitais) e soluções de gerenciamento eletrônico desses documentos, além de guarda física (simples e gerenciada) e guarda na WEB. “São recursos que promovem uma significativa redução de custos com papel, canetas, tintas de impressão e espaço físico, entre outros, e maximizam o desempenho das áreas administrativas dos centros de ensino gerando, consequentemente, mais agilidade no atendimento aos alunos”, afirma Paulo Carneiro, presidente da P3IMAGE. Com os serviços de Digitalização, a P3IMAGE reduz o intenso volume papeis que circulam e se acumulam nos centros de ensino, evitando perdas e a deteriorização da documentação. Uma vez digitalizados, os documentos já eletrônicos são inseridos em uma única base de dados central, que fica hospedada em servidores exclusivos e seguros da P3IMAGE (hosting). E pelo sistema ALL STORE da empresa, esses documentos podem ser acessados e gerenciados remotamente por usuários autorizados em qualquer tempo (24x7). Com o ALL STORE, as escolas e universidades podem, por exemplo, efetuar registros e consultas de fichas cadastrais com a entrada de dados, como Carteira de Identidade, CPF e Certidão de Nascimento. Também o histórico financeiro dos alunos, resultados de notas e diplomas, materiais didáticos utilizados, bem como toda a documentação envolvida nos processos de matrícula (histórico escolar, comprovantes de conclusão de cursos de ensino médio e fundamental, etc..). “Estima-se que somente nos períodos de matrículas, que geralmente acontecem duas vezes ao ano, uma universidade de médio porte, por exemplo, recebe cerca de 100 mil documentos em papel. Nestes períodos, principalmente, é preciso contar com o suporte de um ferramental tecnológico para melhorar a dinâmica e o diferencial no atendimento”, diz Carneiro. O sistema ALL STORE é de fácil integração sem requerer a mobilização de funcionários e professores para treinamentos especiais. Com apenas uma demonstração os usuários já podem começar a utilizar a solução, que oferece o que há de mais moderno em tecnologia de gestão documental. “O ALL STORE é uma ferramenta vital para o gerenciamento eletrônico bem planejado, pois permite pesquisar a informação digital e enviar e-mails desses documentos reduzindo drasticamente o trâmite de papéis pelos diversos setores das organizações”, observa o executivo. |
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