Guarda Gerenciada facilita processos de Gestão Documental e reduz custos administrativos

Unidade de negócios da P3IMAGE,P3STORE controla documentação das empresas. Sistema de Gestão preserva histórico, agiliza processos de identificação e gera uma série de informações e relatórios online para as empresas

A Guarda de Documentos se torna a cada dia uma ótima alternativa para as empresas que buscam reduzir os altos custos cobrados pelo metro quadrado nos grandes centros de negócios do país, especialmente àquelas que geram enormes quantidades de papel, como os escritórios de advocacia e as empresas de crédito e finanças, entre outras. Mas além da Guarda Simples, onde as empresas apenas depositam seus documentos para consultas quando necessário, a P3IMAGE apresenta ao mercado uma solução inovadora: Guarda Gerenciada.

Nos serviços de Guarda Gerenciada ofertados pela P3IMAGE, quem controla o conteúdo das caixas para o cliente é a equipe da P3STORE, uma unidade de negócios criada pela empresa para este fim. Mas o cliente consegue acompanhar todas as etapas do processo pelo sistema ALL STORE. Esta eficaz ferramenta tecnológica da P3IMAGE permite ao cliente saber exatamente em que estágio está cada documento enviado/digitalizado/guardado, ou somente enviado/guardado. E caso o cliente precise obter qualquer um deles, basta solicitar por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) diretamente pelo próprio sistema para recebê-lo de forma urgente em até três horas, no mesmo dia ou em 24 horas. A documentação pode também ser solicitada via fax, em cópia simples ou autenticada.

Nesta modalidade de serviço, a equipe da P3STORE recebe do cliente os documentos em papel e identifica-os com uma etiqueta com código de barras para que, através de um leitor óptico, possa informar ao sistema de Controle e Gestão ALL STORE a localização exata de cada documento acondicionado em caixas próprias nas estanterias da empresa. “Caso o cliente queira que toda a sua documentação seja digitalizada, ou pelo menos parte dela, as imagens eletrônicas dos documentos autorizados formam um banco de dados do cliente, que é gerenciado pelo usuário administrador”, explica Paulo carneiro, presidente da P3IMAGE. “Na Guarda gerenciada é possível também evidenciar ao cliente o risco de seu arquivo. Quando a empresa tem um arquivo lógico dos processos e o envia à P3IMAGE, nós fazemos a auditoria online através de relatório de arquivo lógico x arquivo físico, mostrando ao cliente falta de informações legais, de cópias de documentos ou outras informações vitais para a empresa”, completa o executivo.

TECNOLOGIA - Segundo Carneiro, o sistema ALL STORE possibilita ao cliente administrador o cadastramento de diversos usuários e seus níveis de acesso à documentação, a exemplo de permissão para visualizar imagens de documentos, para gerar relatórios, para imprimir as imagens dos documentos, ou ainda fazer novas entradas no banco de dados, visualizar a relação dos documentos que estão pendentes, gerar lotes, importar documentos, entre outras autorizações. O sistema possibilita ainda controlar os serviços que o usuário pode solicitar à P3STORE, como pedidos de novas caixas box ou de 20 kilos e coletas de documentação.
“A Guarda Gerenciada de Documentos permite também a realização de pesquisas e estatísticas com visualização de gráficos. Desta forma, os usuários autorizados podem obter todos os registros disponíveis no banco do cliente, gerar os arquivos em PDF, ajustar o tamanho da tela, aproximar, afastar ou rotacionar as imagens, visualizar diversas páginas de uma só vez, imprimir os documentos”, finaliza o presidente da P3IMAGE.

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