Guarda Gerenciada de Documentos

Para facilitar os processos de Gestão Documental, a P3IMAGE criou uma unidade de negócios chamada P3STORE. Esta unidade provê os serviços de Guarda de Documentos, entre estes, a Guarda Gerenciada. Nesta modalidade, a equipe da P3STORE recebe do cliente os documentos em papel e identifica-os com uma etiqueta com código de barras para que, através de um leitor óptico, possa informar ao sistema de Controle e Gestão ALL STORE desenvolvido pela P3IMAGE a localização exata de cada documento acondicionado em caixas próprias nas estanterias da empresa. Caso o cliente queira que toda a sua documentação seja digitalizada, ou pelo menos parte dela, as imagens eletrônicas dos documentos autorizados formam um banco de dados do cliente, que é gerenciado pelo usuário administrador.

Na Guarda Gerenciada quem controla o conteúdo das caixas para o cliente é a própria equipe da P3STORE, mas o cliente consegue acompanhar todas as etapas do processo pelo sistema ALL STORE. Esta eficaz ferramenta da P3IMAGE permite ao cliente saber exatamente em que estágio está cada documento enviado/digitalizado/guardado, ou somente enviado/guardado. E se precisar obter qualquer um deles, basta solicitar por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) diretamente pelo próprio sistema para recebê-lo de forma urgente em até três horas, no mesmo dia ou em 24 horas. A documentação pode também ser solicitada via fax, em cópia simples ou autenticada.

O sistema ALL STORE possibilita ao cliente administrador o cadastramento de diversos usuários e seus níveis de acesso à documentação, a exemplo de permissão para visualizar imagens de documentos, para gerar relatórios, para imprimir as imagens dos documentos, ou ainda fazer novas entradas no banco de dados, visualizar a relação dos documentos que estão pendentes, gerar lotes, importar documentos, entre outras autorizações. O sistema possibilita ainda controlar os serviços que o usuário pode solicitar à P3STORE, como pedidos de novas caixas box ou de 20 kilos e coletas de documentação.

A Guarda Gerenciada de Documentos permite também a realização de pesquisas e estatísticas com visualização de gráficos. Desta forma, os usuários autorizados podem obter todos os registros disponíveis no banco do cliente, gerar os arquivos em PDF, ajustar o tamanho da tela, aproximar, afastar ou rotacionar as imagens, visualizar diversas páginas de uma só vez, imprimir os documentos, etc.

Para saber mais, entre em contato com a P3IMAGE