P3IMAGE dinamiza setor administrativo e reduz custos do Hospital São Luis

Processo revolucionou a gestão administrativa e financeira da instituição de saúde com a implantação da Solução Guarda Gerenciada de Documentos Digitalizados. Sistema permite ao hospital se manter em dia com a resolução 1331/89 do Conselho Federal de Medicina, que exige a segurança e guarda de prontuários de pacientes

O Hospital e Maternidade São Luiz, localizado no bairro Itaim Bibi, Zona Sul da capital paulista, atende centenas de pessoas diariamente e é reconhecido nacionalmente como uma referência no atendimento devido à competência de sua equipe médica e a capacidade de sua infra-estrutura. Contudo, a unidade também é reconhecida pela excelência em um trabalho que gera grande diferencial: a agilidade no trato de toda a documentação de registros de internação, ou procedimento de alta, e prontuários médicos. E para manter a agilidade no atendimento e integridade dos registros, a instituição utiliza, desde 2005, o processo de guarda gerenciada de documentos em ambiente WEB, que disponibiliza imagens dos arquivos digitalizados para diversos setores do hospital. O sistema é fornecido pela P3IMAGE, empresa 100% brasileira, especializada na área de ECM - Enterprise Content Management, provendo serviços e soluções para gerenciamento eletrônico e guarda de documentos para empresas de diferentes setores econômicos: financeiro (bancos, corretoras de valores e seguradoras), hospitalar, educação, advocacia, entre outros.

A P3Image digitaliza todos os prontuários das áreas de pronto-socorro, centro de diagnósticos, contratos, recursos humanos e internação/alta hospitalar do Hospital São Luiz que atualmente conta com uma robusta e invejável infra-estrutura com três unidades: Itaim, Morumbi e Anália Franco, esta última inaugurada em março deste ano. Conta também com uma rede de hospitais com 11 mil médicos credenciados, 4,5 mil funcionários e 803 leitos. Por mês, faz 2,8 mil internações e 3,2 mil cirurgias; atende 41 mil pacientes; realiza 49 mil exames no Centro de Diagnósticos. Por ano, a Maternidade faz 9 mil partos.

Manoel Dimas Salesse, diretor administrativo e financeiro do hospital, ainda se lembra da dificuldade que o departamento administrativo encontrava para arquivar todos esses documentos em papel. "A cada guia dessas tínhamos de fazer uma cópia, para efeito financeiro, além do prontuário médico de cada um dos pacientes, o que acabava gerando uma pasta com mais de 10 folhas para cada paciente", conta. "Além disso", efatiza ele, "a Resolução 1331/89 do Conselho Federal de Medicina exige que o hospital seja o responsável pela guarda física destes prontuários e, com isso, tínhamos uma nova situação: para o recebimento dos pagamentos a serem feitos pelas operadoras de saúde havia a necessidade de se remeter a guia com a assinatura do paciente, que por muitos motivos podia se extraviar e gerar morosidade no recebimento. E tanto para a segurança da documentação, quanto para o efetivo pagamento, o hospital fazia uma cópia da guia e de sua guarda, gerando mais dois custos", explica Salesse.

A situação começou a mudar quando a P3Image foi contratada com a missão de revolucionar o processo de guarda de todos os documentos do hospital. Da proposta inicial, que previa somente a digitalização para guarda em meio eletrônico dos prontuários financeiros, a P3Image apresentou ao São Luiz, além do sistema de guarda simples, o processo chamado guarda gerenciada de documentos, que se adequou perfeitamente às necessidades da instituição. De lá para cá, constantes atualizações atendem a uma demanda de 650 mil digitalizações por mês. "A digitalização, que inclui todo o acervo do hospital desde o ano 2000, transformou documentos físicos em imagens eletrônicas, eliminando custos com cópias e guarda de prontuários médicos e histórico financeiro dos pacientes", observa Paulo Sérgio Carneiro, diretor da P3Image. "E este processo dá um ganho significativo à performance administrativa e de atendimento do São Luiz, já que toda a documentação, incluindo dos prontuários médicos às guias das operadoras de saúde são hoje imagens digitalizadas e guardadas em áreas acondicionadas especialmente para este tipo de atividade", acrescenta Carneiro.

Na prática - O sistema de digitalização da P3Image engloba a conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digitalizada por scanner. Esta tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em meio magnético, digital, óptico e usualmente CD-R, ou DVD-R. "A digitalização pode ser executada nos birôs da P3IMAGE, para onde o cliente envia seus documentos, ou in house, nas instalações do próprio cliente. Neste caso, montamos um birô nas instalações físicas do cliente e disponibilizamos os equipamentos e sistemas envolvidos no processo e a mão-de-obra especializada", explica Carneiro.

Além da digitalização, a empresa oferece o serviço de guarda de documentos que é feita pela unidade de negócios da companhia P3STORE - um ambiente de aproximadamente 3.000 m2, dentro de um condomínio fechado estrategicamente localizado no bairro da Lapa, em São Paulo. Trata-se de uma área especialmente projetada e que segue todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade, e pelo tempo que for definido pelo cliente, ou ainda por legislação que regule o assunto que envolva esta documentação.

A P3STORE oferece ainda os sistemas de Guarda Simples e Guarda Gerenciada de documentos. Na Guarda Simples o cliente é quem controla o conteúdo da caixa. A P3STORE envia as caixas, juntamente com as etiquetas de identificação. E por meio da ferramenta ALL STORE (solução completa de gestão documental on-line), o cliente cadastra o conteúdo das caixas, lacra e envia as mesmas de volta para a P3STORE, que realizará a guarda das mesmas. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa via O.S. (Ordem de Serviço) diretamente na solução ALL STORE.

Já na Guarda Gerenciada quem controla o conteúdo das caixas é a P3STORE, que recepciona os documentos que são selados com uma etiqueta de identificação com código de barras. Desta forma, os documentos passam por um leitor que informa ao sistema ALL STORE em que caixa se encontra o documento específico e sua exata posição física. Quando necessário, o cliente simplesmente solicita o documento específico de seu interesse, que é imediatamente identificado e enviado pela P3STORE.

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