Processo envolve conversão de documentos em papel físico, de fotos impressas, microfilmes, microfichas, jaquetas ou cartões janela para imagens digitalizadas. Tecnologia possibilita armazenamento de grandes volumes de documentos em meio magnético, digital, óptico e usualmente CD-R, ou DVD-R, com guarda simples ou gerenciada pela própria prestadora de serviços.  

Grandes volumes de papel, documentações muitas vezes imprescindíveis para as organizações, são hoje um problema que gera custo alto para a administração e lentidão no processo de identificação das informações. Este panorama complexo levou a P3IMAGE a especializar-se no mercado de digitalização e guarda física de documentos. A companhia, que vem obtendo crescimento continuado desde a sua criação em 2003, tem ajudado muitas empresas no país a reduzirem seus custos com papel e espaço físico e a tornarem seus processos operacionais muito mais ágeis e eficazes.

“Todo o processo de digitalização pode ser executado nos birôs da P3IMAGE, para onde o cliente envia seus documentos, ou in house, nas instalações do próprio cliente. Neste caso, montamos um birô nas instalações físicas do cliente e disponibilizamos os equipamentos e sistemas envolvidos no processo e a mão-de-obra especializada”, explica Paulo Sérgio Carneiro, diretor da P3Image.

Além da digitalização, a empresa oferece o serviço de guarda de documentos que é feita pela unidade de negócios da companhia P3STORE - um ambiente de aproximadamente 3.000 m2, dentro de um condomínio fechado estrategicamente localizado no bairro da Lapa, em São Paulo. Trata-se de uma área especialmente projetada e que segue todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade, e pelo tempo que for definido pelo cliente, ou ainda por legislação que regule o assunto que envolva esta documentação.

A P3STORE oferece ainda os sistemas de Guarda Simples e Guarda Gerenciada de documentos. Na Guarda Simples o cliente é quem controla o conteúdo da caixa. A P3STORE envia as caixas, juntamente com as etiquetas de identificação. E por meio da ferramenta ALL STORE (solução completa de gestão documental on-line), o cliente cadastra o conteúdo das caixas, lacra e envia as mesmas de volta para a P3STORE, que realizará a guarda das mesmas. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa via O.S. (Ordem de Serviço) diretamente na solução ALL STORE.

Já na Guarda Gerenciada quem controla o conteúdo das caixas é a P3STORE, que recepciona os documentos que são selados com uma etiqueta de identificação com código de barras. Desta forma, os documentos passam por um leitor que informa ao sistema ALL STORE em que caixa se encontra o documento específico e sua exata posição física. Quando necessário, o cliente simplesmente solicita o documento específico de seu interesse, que é imediatamente identificado e enviado pela P3STORE



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